Dans la plupart des PME agroalimentaires qu'on accompagne avant le déploiement Odoo, les emails transactionnels sont envoyés manuellement : le commercial copie-colle une confirmation de commande dans Outlook, le responsable logistique appelle pour dire qu'une livraison part demain, la comptable relance les impayés avec un tableur Excel. Chaque email manuel, c'est du temps perdu et un risque d'oubli. Odoo peut tout automatiser — à condition de le configurer correctement.
Les quatre catégories d'emails à automatiser en priorité
1. Emails transactionnels (déclenchés par un événement)
- check_circleConfirmation de commande envoyée automatiquement dès validation de la commande client
- check_circleAvis de préparation : l'entrepôt informe le client que sa commande est en cours de préparation
- check_circleBon de livraison PDF envoyé au client à l'expédition (avec heure de livraison estimée)
- check_circleFacture PDF envoyée automatiquement à la validation comptable
- check_circleAccusé de réception des retours de consignes
2. Relances automatiques (déclenchées par des conditions)
- check_circleRelance J+5 sur facture impayée (premier rappel courtois)
- check_circleRelance J+15 avec mise en demeure douce (niveau 2)
- check_circleAlerte interne au commercial sur client à risque (>30j de retard)
- check_circleRelance panier abandonné sur le portail B2B client
3. Newsletters produits (commerciales)
Certains grossistes alimentaires envoient chaque matin ou semaine une liste des arrivages disponibles, avec prix et disponibilité. Dans Odoo, ce type de mailing peut être connecté directement au catalogue produits et aux stocks réels — les prix dans l'email reflètent les prix en vigueur ce jour-là, pas ceux de la semaine dernière.
Un grossiste en marée peut configurer un envoi automatique tous les matins à 6h avec la liste des arrivages du jour, les prix au kilo et les quantités disponibles. Les clients reçoivent l'email avant leur ouverture et passent commande directement via le portail B2B. Zéro appel téléphonique, zéro saisie manuelle.
4. Alertes internes (pour l'équipe)
- check_circleNotification au responsable entrepôt quand une commande passe en état "En retard"
- check_circleAlerte au commercial quand un client important n'a pas commandé depuis X jours
- check_circleNotification au chauffeur sur son smartphone quand sa tournée est validée
- check_circleAlerte DLC : produits dont la date de péremption approche dans le stock