La plupart des PME agroalimentaires qui passent à Odoo viennent de Sage, EBP, Cegid, d’un logiciel métier vieillissant, ou d’un assemblage de tableurs Excel. La partie technique de la migration est rarement le vrai risque : le vrai risque, c’est une reprise de données incomplète découverte après la bascule. La méthode ci-dessous existe pour éviter exactement ça.
Étape 1 : Cartographier les données existantes
On inventorie tout ce qui doit être repris : fiches articles (avec unités, conditionnements, prix, comptes), clients et fournisseurs (coordonnées, conditions de paiement, grilles tarifaires), en-cours (commandes ouvertes, BL non facturés, factures impayées), soldes comptables, historique. Pour chaque bloc, on décide : reprise complète, reprise partielle (X années), ou archivage hors ERP.
Étape 2 : Extraire proprement de la source
Sage, EBP et Cegid exportent en CSV ou XML, parfois via un module dédié, parfois via la base directement. La difficulté classique : les encodages (accents), les séparateurs, les formats de date, et les champs calculés qui n’existent que dans l’interface. On travaille sur des extractions datées et figées, jamais sur une base vivante.
Étape 3 : Transformer et charger dans Odoo
Les données sont nettoyées (doublons, tiers inactifs, articles obsolètes) et mappées vers le modèle Odoo : unités de mesure, catégories, comptes comptables, positions fiscales, listes de prix. Le chargement se fait par scripts réutilisables, jamais à la main, pour pouvoir rejouer l’import autant de fois que nécessaire.
Ne reprenez pas 15 ans de scories. Un fichier articles qui contient 4 000 références dont 1 200 sont mortes depuis 5 ans doit être élagué avant l’import. Migrer, c’est l’occasion de repartir sur une base propre, pas de dupliquer le désordre dans un outil neuf.
Étape 4 : Environnement de recette et double contrôle
La migration est d’abord jouée sur un environnement de test. On y vérifie les totaux : nombre de clients, somme des en-cours, balance comptable, valorisation de stock. Ces chiffres doivent correspondre à l’ancien système à l’euro près. Les équipes métier testent leurs opérations quotidiennes sur des données réelles avant toute décision de bascule.
Étape 5 : Bascule et plan de repli
Les pièges les plus fréquents
- check_circleSous-estimer le nettoyage : on importe le désordre et on le découvre en production.
- check_circleOublier les en-cours : commandes ouvertes et BL non facturés au moment de la bascule.
- check_circleNégliger les positions fiscales et les comptes : la compta ne tombe pas juste et bloque la clôture.
- check_circleBasculer en pleine saison haute : toute migration se planifie sur une période d’activité réduite.
- check_circleCouper le plan de repli trop tôt : on le garde jusqu’à ce que la première clôture mensuelle soit passée sans accroc.